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全 商 協 パチンコこの記事は榊巻亮氏のブログ「榊巻亮の『ブレイクスルー備忘録』」より転載、編集しています。

 「脱ダメ会議」の実現に向け、会議の基礎を解説するこの連載。初回では「会議の4つのフェーズ」と「8つの基本動作」の全体像を、2回目は基本動作の1つ目「会議の終了時に『決まったこと』『やるべきこと』を確認する」を紹介した。今回は、基本動作の2つ目となる「会議の開始時に、『会議の終了条件』を確認する」について解説しよう。

会議でやるべき8つの基本動作会議の終了時に、「決まったこと」「やるべきこと」を確認する会議の開始時に、「会議の終了条件」を確認する  ←※今回はここ時間配分を確認する議論を可視化する「4つのP(目的、人、進め方、装備)」を押さえて会議を準備する全員から主張を引き出す対話を促し、合意形成する振り返りをするphoto基本動作2:会議の開始時に、「会議の終了条件」を確認せよ

 基本動作1は会議の最後にやるべきことだが、基本動作2「『会議の終了条件を確認する』」は、“会議の最初”にやるべきことだ。

 皆さんは、こんな会議の始まり方に覚えがないだろうか。

さて、定刻になりましたので始めます。まず、お手元の資料を御覧ください

みんなそろったな? 集まってもらったのは、先日発生した問題について意見を聞かせてもらうためだ。A君どう思う?

 一見、普通の始まり方に見えるが、実はどちらも致命的にマズイ状態だ。なぜなら、「どうなったら会議が終わるのか」がさっぱり分からないからだ。「意見を聞かせてもらいたい」というが、どうなったら会議終了といえるのか?

参考程度に数個意見が出たらそれでいいのか大小問わず全部出しきったら終わりなのか意見を出して、有力な案を一つ選んだら終わりなのか

 どれを目指すかによって、やることも参加者の意識も変わる。スポーツでいえば勝利条件だ。「決まった時間内で相手より一点でも多く取ったら勝ち」「先に一定の点数を取ったら勝ち」など、いろいろな勝利条件があるが、条件によって戦い方も異なるだろう。

Photo

 会議がどうなったら終わるのか分からないまま議論を続けるのは、どうなったら勝てるのか分からないまま、ボールを蹴っているのと同じ状態だ。こう書くと、いかに致命的な状況か分かるだろう。

 では、会議における勝利条件は、どうやったら明らかにできるのだろうか?

「会議のゴール≒終了条件」を確認する

 やるべきことは極めてシンプル。会議の開始時に「会議のゴール≒終了条件」を確認する。これだけでいい。

 よく会議の教科書には、「目的を明らかにせよ」と書いてあるが、これはお勧めしない。「共有することが目的だ」「議論することが目的だ」と、「すること」を目的に挙げる人もいるが、これでは全く意味がない。

 目的というざっくりした言葉に踊らされて「すること」を目的に上げてしまう。スポーツでいえば、「ボールを蹴ること」「ボールを相手のコートに入れること」だ。これが「目的です」といわれると、めちゃくちゃ違和感がある。

 だから、ゴールは「状態」で考える必要がある。「どういう状態になったら会議を終わりにできるのか」「どうなったら勝利できるか」を考えるのだ。

 そもそも、会議は何らかの状態変化を起こすためにやっているはずだ。散々やっておいて、「やる前とやった後で何も変わらなかったね」なんて会議はありえないだろう。会議をすることで、「どういう状態に変化できればいいのか」「どういう状態を作り出せばいいのか」を考えなければならない。そのため、「終了状態」を考えると的確なゴールを設定しやすくなる。

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